Kirjeen otsikko näkyi sairaalan lähettämässä kirjeessä - Pirkanmaa - Aamulehti

Lukijan kysymys: Miten sairaalan lähettämän kirjeen osoiteikkunasta voi näkyä arkaluontoista sisältöä? Näin Taysin tietohallintojohtaja vastaa

Lukija hämmästeli, miten Taysin potilaalle lähetetyn kirjeen osoiteikkuna voi olla niin suuri, että sen alareunassa näkyy kirjeen otsikko.

Lukija lähetti kuvan Taysin kirjeestä, jossa osoiterivien lisäksi näkyy myös kirjeen otsikko. Lukijan nimi- ja osoitetiedot on muokattu kuvankäsittelyllä peittoon yksityisyyden vuoksi.

24.4.2020 10:14

Aamulehti

Aamulehden lukija hämmentyi saadessaan postissa Tampereen yliopistolliselta sairaalalta kirjeen, jonka osoiteikkunasta näkyi kirjeen otsikkorivi.

Lukijan kohdalla kyse oli rutiinikokeista laboratorioon, mutta hän pohtii, että entäpä jos otsikossa olisi ollut tieto esimerkiksi kasvaimesta tai sukupuolitautitestistä.

Lukija otti asiasta yhteyttä Aamulehden lisäksi myös Taysiin.

Oletko tietoinen, että Taysin lähettämien kirjekuorien osoiteikkunasta voi näkyä otsikkorivi ulkopuolisille, Taysin tietohallintojohtaja Antti Jokela?

– Edellisen tietosuojavastaavan aikana vuonna 2018 on tullut yksi yhteydenotto vastaavan kaltaisesta tilanteesta.

– Me käytämme Postin palvelua, eli ikkuna on sen kokoinen kuin se siinä Postin palvelussa on. Ikkunan kokoon emme pysty käytännössä vaikuttamaan.  Meillä on käyty läpi näitä kirjeiden asetteluja määrävälein.

Mistä otsikkorivin näkyminen johtuu?

– Kutsukirjeen pohja on määritelty Postin ohjeiden mukaan sillä tavalla, että ylimääräiset rivit eivät näy ikkunaruudusta, vaan siitä näkyvät ainoastaan osoitetiedot.

– Yksittäiseen kutsukirjeeseen voidaan kuitenkin tehdä muutoksia, ja siinä voi tapahtua inhimillinen virhe, kun kutsua muutetaan. Muutoin kirjeet menevät automaattisesti, jolloin teksti ei tule ruutuun näkyviin.

Voiko näin käydä, jos lähetetään tietoa esimerkiksi sukupuolitautitesteistä?

– Hoitopalautteet ovat automatisoituja ja ne lähetetään suoraan tietojärjestelmästä. Asetteluun ei käyttäjä pääse vaikuttamaan.

Mitä asialle tehdään?

– Teemme tästä toki tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisen ilmoituksen, että tällainen on tapahtunut. Olemme nyt pystyneet varmistamaan, että kyseessä on yksittäinen kutsukirjeen muutos, joka on aiheuttanut ylimääräisen tiedon näkymisen.

Viime vuoden lopulla Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä uutisoitiin kirjekuorista, joista näkyi teksti läpi. Taysilla ongelmaa ei ilmennyt, mutta voidaanko sellainen kohdata jatkossa?

– Toivottavasti Postin käyttämä paperi on sellaista, ettei siitä näy läpi jatkossakaan. Me emme käytännössä voi vaikuttaa kirjekuoripaperin läpinäkyvyyteen tai läpinäkymättömyyteen, sillä se menee niillä standardimateriaaleilla, mitä siellä on käytettävissä.

– Toisaalta automatisointi on paljon, paljon turvallisempi ja luotettavampi kuin se, että me postittaisimme yksittäisiä kirjeitä manuaalisesti ihmisille. Tällöin riski siihen, että esimerkiksi väärään kuoreen menee väärä paperi, on paljon suurempi.

– Näitä Postin kautta lähetettäviä kutsuja e-kirjeinä, joista tässä on kysymys, lähtee meiltä noin 200 000 kappaletta vuodessa.

Jos postiluukusta kolahtaa kirje, jossa näkyy arkaluontoista sisältöä, miten vastaanottajan silloin kannattaa toimia?

– Ensisijaisesti kannattaa ottaa yhteyttä asiakasta hoitavaan yksikköön. Toinen vaihtoehto on lähettää tietosuojavastaavalle sähköpostia tietosuojavastaava@pshp.fi.

Osion tuoreimmat

Luitko jo nämä?

Mainos